8-1. Współczesne koncepcje zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

Zgodnie z wymaganiami i wytycznymi normy ISO 45001, w ramach systemu zarządzania bhp należy ustanowić, wdrożyć i utrzymywać odpowiednie do potrzeb procesy komunikowania się, a w szczególności określić:

• co ma być  komunikowane, kiedy ma być komunikowane, z kim należy się komunikować, z uwzględnieniem różnych szczebli organizacyjnych i funkcji wewnątrz organizacji, podwykonawców, dostawców, osób odwiedzających organizację oraz zainteresowanych stron, jak należy się komunikować,
• jak uwzględniać aspekty różnorodności (np. język, kultura, niepełnosprawność) w procesach komunikowania się.

8-1. slajd 32

Konieczne jest zapewnienie, że przy ustanawianiu procesów komunikowania się są uwzględniane opinie zainteresowanych stron.
Przy ustanawianiu procesów komunikowania się należy:

• brać pod uwagę wymagania prawa i inne,
• zapewnić, że przekazywane informacje są spójne i wiarygodne.

8-1. slajd 33

Procesy komunikowania się powinny zapewniać:

• pozyskiwanie, gromadzenie, aktualizację i rozpowszechnianie odpowiednich informacji dotyczących zarządzania bhp, przepływ informacji we wszystkich kierunkach struktury organizacyjnej, a w szczególności przekazywanie odpowiednich do potrzeb i zrozumiałych informacji osobom pracującym oraz innym zainteresowanym stronom,
• umożliwiać osobom pracującym udział w ciągłym doskonaleniu.

8-1. slajd 34

Konieczne jest utrzymywanie udokumentowanych informacji, potwierdzających realizację procesów komunikowania się.

Podstawowe zasady komunikowania się na tematy bezpieczeństwa i higieny pracy w przedsiębiorstwie ustalono w przepisach prawa. Zgodnie z nimi konieczne jest przekazywanie pracownikom informacji o wszystkich sprawach związanych z ich bezpieczeństwem i zdrowiem w pracy, w tym informacji dotyczących:

• zagrożeń dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, działań ochronnych i zapobiegawczych, podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń, ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących  wykonywanych prac, zasad postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników,
• pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy, wykonywania czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników.

Zgodnie z przepisami prawa również pracownicy powinni przekazywać przełożonym informacje o bezpieczeństwie i higienie pracy. W szczególności są oni zobowiązani przekazywać informacje o występujących zagrożeniach i dostrzeżonych wadach lub uszkodzeniach maszyn. Przepisy prawa wskazują również na potrzebę dwustronnego komunikowania się w ważnych sprawach dotyczących bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Wprowadzają one obowiązek konsultowania z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkich działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, a w szczególności działań dotyczących:

• zmian w organizacji pracy i wyposażeniu stanowisk pracy, wprowadzania nowych procesów technologicznych oraz substancji i preparatów chemicznych, jeżeli mogą one stwarzać zagrożenie dla zdrowia lub życia pracowników, oceny ryzyka zawodowego występującego przy wykonywaniu określonych prac oraz informowania pracowników o tym ryzyku, tworzenia służby bhp lub powierzania wykonywania zadań tej służby innym osobom oraz wyznaczania pracowników do udzielania pierwszej pomocy, a także wykonywania czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników, przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, szkolenia pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• wykazu prac, przy których istnieje możliwość wystąpienia szczególnego zagrożenia dla zdrowia lub życia ludzkiego.

Zgodnie z wymaganiami prawnymi w każdej organizacji konieczne jest wprowadzenie rozwiązań organizacyjnych zapewniających przepływ informacji na tematy bezpieczeństwa i higieny pracy zarówno od przedstawicieli kierownictwa do pracowników, jak i od pracowników do przedstawicieli kierownictwa. Do podstawowych form przekazywania informacji o bezpieczeństwie i higienie pracy pracownikom należą, zgodnie z przepisami prawa, szkolenia i instruktaże stanowiskowe. Konieczne jest również stosowanie pisemnych form informowania, a w szczególności opracowanie i przekazanie pracownikom w formie pisemnej instrukcji bezpiecznego wykonywania pracy, a także sporządzanie i przedstawianie pracownikom szeregu zapisów dokumentujących działania prowadzone w zakresie bhp i ich wyniki.     
Do podstawowych metod komunikowania się w zarządzaniu bezpieczeństwem i higieną pracy należą:

• tradycyjne metody komunikacji ustnej, takie jak formalne zebrania lub spotkania i dyskusje nieformalne, tradycyjne metody komunikacji pisemnej, takie jak zarządzenie, udokumentowana procedura, notatka służbowa, pismo, plakaty, tablice ogłoszeń, itp.,
• metody elektroniczne, takie jak e-mail, Intranet , strona internetowa, newsletter, a także media społecznościowe.

Z reguły do przekazania tej samej informacji wykorzystuje się kilka różnych metod, wzmacniając w ten sposób skuteczność przekazu.