8-1. Współczesne koncepcje zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

W każdym systemie zarządzania dokumentacja stanowi jeden z podstawowych środków komunikowania się: wskazuje ona, co powinno zostać zrobione dla osiągnięcia ustalonych celów, czy zaplanowane działania są realizowane i jakie są ich wyniki. Normy dla systemów zarządzania bhp formułują wymagania odnośnie tego, co powinno być dokumentowane w tych systemach. Tradycyjnie przyjmuje się, że sporządzania w systemie zarządzania dokumentacja obejmuje dokumenty, które opisują przeprowadzane w systemie działania i sposób ich realizacji oraz zapisy, które potwierdzają realizację tych działań i rejestrują ich wyniki. W nowej normie ISO 45001, podobnie jak w normach dla systemów zarządzania jakością oraz środowiskowego, wymagania dotyczą udokumentowanych informacji, które są potrzebne do właściwej realizacji procesów i działań oraz potwierdzają ich realizację.

Do podstawowych dokumentów i zapisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy należą te, których sporządzania wymagają przepisy prawa. Zgodnie z nimi konieczne jest między innymi opracowanie i udostępnienie pracownikom do stałego korzystania instrukcji określających sposoby postępowania przy obsłudze maszyn i urządzeń technicznych, procesów technologicznych oraz przy stosowaniu materiałów  szkodliwych dla zdrowia i niebezpiecznych. Powinny one określać czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem pracy, zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy, czynności wykonywanie po jej zakończeniu oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, stwarzających zagrożenie dla zdrowia lub życia pracowników. Do określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie dokumentowania należy również prowadzenie rejestru wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia na stanowisku pracy, rejestru wypadków przy pracy oraz rejestru zachorowań na choroby zawodowe, a także sporządzanie protokołów powypadkowych i statystycznych kart wypadku, kart pomiarów czynników szkodliwych, dokumentowanie wyników prowadzonej w przedsiębiorstwie oceny ryzyka zawodowego i wynikających z niej działań profilaktycznych, itp. Wzory większości wymaganych przepisami prawa zapisów i ich zawartość są określone w odpowiednich aktach prawnych.

W nowej normie ISO 45001 wskazuje się elementy systemu i realizowane w systemie działania, dla których powinny być sporządzane udokumentowane informacje. Należą do nich:

• zakres systemu zarządzania bhp; polityka; role, odpowiedzialności i uprawnienia w systemie zarządzania bhp; ryzyka dla bezpieczeństwa i zdrowia oraz szanse ich eliminowania lub lepszego ograniczania, a także procesy wdrażane w celu ich ograniczania; metody i kryteria oceny ryzyk dla bezpieczeństwa i zdrowia;   wymagania prawne i inne; cele i plany bhp; kompetencje; informacje potwierdzające, że procesy przebiegają w zaplanowany sposób; procesy i plany reagowania w sytuacjach awaryjnych; wyniki monitorowania i pomiarów oraz analizy i oceny ich wyników; wyniki oceny zgodności z wymaganiami prawa i innymi wymaganiami, do spełnienia których organizacja się zobowiązała; programy audytów i ich wyniki; wyniki przeglądów zarządzania; incydenty lub niezgodności, działania korygujące i ich wyniki
• wyniki ciągłego doskonalenia system zarządzania bhp.

Równocześnie podkreśla się, że procedury, które opisują sposób realizacji działań lub procesów mogą, ale nie muszą być udokumentowane.

8-1. slajd 35

Zakres udokumentowanych informacji w systemie zarządzania bhp może być różny w różnych organizacjach i zależy przede wszystkim od wielkości i rodzaju działalności organizacji, a także od wdrażanych procesów i ich interakcji. 
Udokumentowane informacje sporządzane w systemie zarządzania bhp powinny być  datowane i łatwe do identyfikacji, przeglądane i zatwierdzane. W procesie ich nadzorowania należy zapewnić, że są one:

• dostępne w tych miejscach, w których są one potrzebne i w tym czasie, kiedy są potrzebne, odpowiednio chronione (np. przed utratą poufności, niewłaściwym zastosowaniem, itp.),odpowiednio rozpowszechniane, w razie potrzeby aktualizowane,
• wycofywane z użycia lub zabezpieczone przed ich użyciem, jeżeli stracą aktualność.

Należy zapewnić, że pracownicy i/lub ich przedstawiciele mają dostęp do odpowiednich udokumentowanych informacji  dostęp, z zapewnieniem zasad poufności i ochrony danych osobowych.

Należy dążyć do tego, aby udokumentowane informacje były opracowane w zwięzły sposób, zrozumiały dla osób, które mają z nich korzystać.